ส่วนนิติการ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์

เป้าหมายการดำเนินงาน 5ส ส่วนนิติการ

สร้างพื้นที่ทำงานที่ เป็นระเบียบ ค้นหาเอกสารได้ง่าย และพร้อมให้บริการ ผ่านแนวทาง 5ส ที่ปฏิบัติได้จริง ช่วยลดเวลา ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานด้านกฎหมาย

5S Principles

หลักการ 5ส สำหรับส่วนนิติการ

ปรับพื้นที่ทำงาน เอกสาร และระบบงานให้เป็นระเบียบ ด้วยวิธีง่าย ๆ ที่บุคลากรทุกคนทำร่วมกันได้

01

สะสาง

SORT

แยกเอกสารและสิ่งของที่จำเป็นออกจากสิ่งที่ไม่ได้ใช้งาน เพื่อลดความแออัดและเพิ่มพื้นที่ทำงาน

คัดแยกเอกสารที่ไม่ใช้งานอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง
02

สะดวก

SET IN ORDER

จัดแฟ้ม เอกสาร และอุปกรณ์ให้เป็นหมวดหมู่ มีป้ายกำกับชัดเจน และหยิบใช้งานได้สะดวก

เอกสารสำคัญต้องค้นหาได้ภายใน 1 นาที
03

สะอาด

SHINE

ดูแลโต๊ะทำงาน อุปกรณ์ และพื้นที่ส่วนกลางให้สะอาด ปลอดภัย และพร้อมใช้งานอยู่เสมอ

ใช้เวลา 5 นาทีท้ายวันจัดโต๊ะและพื้นที่ทำงาน
04

สร้างมาตรฐาน

STANDARDIZE

กำหนดรูปแบบการจัดแฟ้ม สีป้าย ชื่อเอกสาร และตำแหน่งจัดเก็บให้เป็นแนวทางเดียวกัน

ใช้ชื่อไฟล์และป้ายแฟ้มในรูปแบบเดียวกัน
05

สร้างวินัย

SUSTAIN

ปฏิบัติตามแนวทาง 5ส อย่างต่อเนื่อง ช่วยกันตรวจสอบและดูแลพื้นที่ให้เป็นส่วนหนึ่งของงานประจำ

ตรวจพื้นที่สัปดาห์ละ 1 ครั้ง ใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที
Simple Goals

5 เป้าหมายง่าย ๆ
ที่ทุกคนทำได้

ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากโครงการขนาดใหญ่ เพียงปรับพฤติกรรมเล็ก ๆ ในแต่ละวัน ก็ช่วยให้การทำงานของส่วนนิติการรวดเร็ว เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

🌱 เริ่มจากจุดเล็ก ๆ และทำอย่างต่อเนื่อง
1
ค้นหาเอกสารได้รวดเร็วเอกสารสำคัญค้นหาได้ภายใน 1 นาที
2
พื้นที่ทำงานเป็นระเบียบไม่มีเอกสารหรือสิ่งของกีดขวางพื้นที่ทำงาน
3
อุปกรณ์พร้อมใช้งานใช้งานแล้วนำกลับไปเก็บในตำแหน่งเดิม
4
มีรูปแบบการจัดเก็บเดียวกันใช้ชื่อไฟล์ สีแฟ้ม และป้ายกำกับตามมาตรฐาน
5
ร่วมกันดูแลอย่างสม่ำเสมอจัดพื้นที่วันละ 5 นาที และตรวจร่วมกันทุกสัปดาห์
Benefits

ผลลัพธ์ที่ส่วนนิติการต้องการ

การดำเนินงาน 5ส ช่วยสนับสนุนทั้งการทำงานภายในและการให้บริการแก่ผู้มาติดต่อ

ค้นหาเอกสารได้เร็ว

ลดเวลาค้นหาแฟ้ม หนังสือราชการ ข้อกฎหมาย และข้อมูลประกอบการพิจารณา

พื้นที่ทำงานเป็นระเบียบ

โต๊ะทำงาน ตู้เอกสาร และพื้นที่ส่วนกลางมีความเป็นระเบียบและใช้งานได้เหมาะสม

บุคลากรทำงานคล่องตัว

ทุกคนทราบตำแหน่งจัดเก็บเอกสารและสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้สะดวก

พร้อมให้บริการ

ลดความล่าช้าและความผิดพลาด เพื่อให้บริการด้านกฎหมายได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

Practical Guidelines

แนวทางเริ่มต้นที่ทำได้ทันที

คลิกแต่ละหัวข้อเพื่อดูตัวอย่างแนวทางการปฏิบัติ โดยไม่ใช้ JavaScript

01การจัดแฟ้มเอกสาร
  • แยกแฟ้มตามประเภทงานหรือเรื่อง
  • ติดชื่อแฟ้มและปี พ.ศ. ให้ชัดเจน
  • กำหนดตำแหน่งจัดเก็บแต่ละหมวด
  • นำแฟ้มกลับที่เดิมหลังใช้งาน
02การจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล
  • ตั้งชื่อไฟล์ตามรูปแบบเดียวกัน
  • แยกโฟลเดอร์ตามปีและประเภทงาน
  • หลีกเลี่ยงชื่อไฟล์ เช่น ใหม่ล่าสุด หรือ final2
  • ตรวจสอบสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสำคัญ
03การดูแลโต๊ะทำงาน
  • วางเฉพาะอุปกรณ์ที่ใช้งานเป็นประจำ
  • ไม่วางเอกสารสำคัญทิ้งไว้บนโต๊ะ
  • จัดโต๊ะก่อนเลิกงานวันละ 5 นาที
  • ตรวจสอบปลั๊กไฟก่อนออกจากห้อง
04การสร้างวินัยร่วมกัน
  • แบ่งพื้นที่รับผิดชอบให้ชัดเจน
  • ตรวจพื้นที่ร่วมกันสัปดาห์ละ 1 ครั้ง
  • แจ้งปัญหาและปรับปรุงทันที
  • ชื่นชมพื้นที่ที่มีการพัฒนาดีขึ้น